Zmiany w przechowywaniu i prowadzeniu dokumentacji pracowczniczej

Przechowywanie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej w naszym kraju pożera rocznie ogromne kwoty, bo wedle wszelakich badań aż do 130 milionów złotych. Kwoty te są niewyobrażalne, z tego też powodu stworzono projekt MG i MPiPS, który jest już bliski wprowadzenia, a na chwilę obecną jest konsultowany w społeczeństwie.

Projekt ten miałby jednak wnieść duże zmiany względem prowadzenia takowej dokumentacji, mają one jednakowoż być korzystnymi zmianami dla wszystkich firm. Na chwilę obecną każdy pracodawca musi przechowywać dokładną dokumentację kadrową oraz akta pracowników w niezwykle specyficznych warunkach, w których nie grozi im żadne uszkodzenie czy też całkowite zniszczenie. Zaniedbanie takowych czynności, jest jawnym wykroczeniem. Sytuacja wcale nie wygląda lepiej, jeżeli w grę wchodzi dokumentacja płacowa. Zgodnie z panującym w naszym kraju prawem, pracodawca czy też w tym przypadku po prostu płatnik składek musi przechowywać listę płac lub też jakiekolwiek inne dokumenty, na podstawie których można dociec zarobków danej osoby i zadecydować o wysokości jej emerytury lub renty przez co najmniej 50 lat od momentu zakończenia pracy danego pracownika w tejże firmie. Zarówna wspomniane właśnie akta płacowe, jak i te osobowe nie są jednak archiwalne. Po upływie obowiązkowych 50 lat przechowywania ich, są one niszczone. Jest to szczegółowo uregulowane w ustawie o zasobie archiwalnym i archiwach, z którą to każdy pracodawca z całą pewnością jest zapoznany. Nowy projekt definitywnie zdetronizowałby to, co ma miejsce na chwilę obecną w tym temacie. Według niego, okres przechowywania dokumentacji różnić się będzie w zależności od rodzaju dokumentu. Zniesiony zostałby na przykład obowiązek przechowywania dokumentów potwierdzających zatrudnienie, po jego zakończeniu, okres pięciu lat dla dokumentów, które mogą okazać się potrzebne podczas dochodzenia jakichkolwiek roszczeń ze stosunku pracy i na koniec pięćdziesięcioletni okres dla dokumentów emerytalnych i rentowych. Dokumenty w większości przypadków musiałyby być przechowywane tylko w czasie trwania zatrudnienia, a następnie mogłyby w większości zostać zniszczone. Dla tych z okresem pięćdziesięciu lat przechowywania przygotowane zostałyby z kolei zamknięte katalogi dokumentów. Dokumenty, które nie zostały uwzględnione w nowej ustawie, miałyby z urzędu być przechowywane przez pięć lat, aby w razie potrzeby były pracownik mógł z nich po prostu skorzystać. Zmiany te mają głównie na celu zmniejszenie kosztów, które ponosimy w celu przechowywania dokumentacji pracowników. Obecny obowiązek przechowywania pełnej dokumentacji byłego pracownika przez 50 lat nie jest do końca sensowny, ponieważ wiele z tych dokumentów nie jest już przydatna w żadnym dochodzeniu, podczas roszczeń czy też ustalania emerytury lub renty.

Po wejściu w życie tychże zmian dokumenty pracownicze zostałyby podzielone na trzy części, ze względu na długość ich przechowywania. Wszystkie szczegóły będzie można poznać po wejściu w życie tegoż rozporządzenia. Jeżeli wszystko pójdzie tak, jak zostało to przewidziane, zmiany te miałyby wejść w życie już 1 stycznia 2016 roku. Z całą pewnością byłyby one ogromnym ułatwieniem dla wielu pracodawców, ponieważ na chwilę obecną większość firm z powodu tak wyostrzonych zasad wkłada w tę kwestię ogromne sumy pieniędzy, które można by przeznaczyć na inne cele rozwojowe, czy też zapomogi dla pracowników. Nikt nie ma na razie wątpliwości, że zaplanowane zmiany na dobre zmienią oblicze tematu przechowywania dokumentów.