Jak uniknąć błędów przy stosowaniu nowych zasad rozliczania samochodów osobowych wykorzystywanych do celów prywatnych?

Od stycznia bieżącego roku obowiązują całkiem nowe przepisy, które regulują zasady wyznaczania przychodu z powodu używania auta służbowego do celów prywatnych. Niestety, ustawa ta nie zyskała do końca uznania zarówno pracowników jak i pracodawców.

Co należy wiedzieć o nowych przepisach?

Przepisy, które obowiązują od stycznia 2015 roku określają, że osoba, która wykorzystuje auto służbowe, do celów prywatnych uzyskuje przychód, który podlega opodatkowaniu. Przychód ten wynosi odpowiednio:

  • 200 złotych co miesiąc, gdy pojemność silnika nie przekracza 1600 cm sześciennych

  • 400 złotych każdego miesiąca, gdy pojemność silnika jest większa

Dodatkowo pracodawca może, zastrzec, że gdy pracownik będzie korzystał z samochodu prywatnie tylko przez jakiś czas w miesiącu, kwot dzieli się odpowiednio na ilość dni. Natomiast w sytuacji, gdy pracownik korzysta z samochodu dokonując za to opłaty, wtedy przychód z tego tytułu będzie dużo niższy, gdyż wyznaczać go będzie różnica, pomiędzy opłatą, ustawową określoną kwotą.

Obowiązujące od początku roku przepisy, o tyle są niewystarczające, ponieważ określają one jedynie jak należy wyznaczać przychód z tytułu wykorzystywania auta służbowego do ceków prywatnych. Natomiast przepisy te nie określają w żaden sposób w jakich to okolicznościach przychód ten jest uzyskiwany. Problemem w stosowaniu nowo obowiązujących przepisów jest fakt, że nie zmieniły się w ogóle przesłanki, które musi wskazać pracownik gdy wykazuje przychód z omawianego tytułu.

O czym powinien pamiętać pracodawca?

Jak powinien się zachować pracodawca? Przede wszystkim musi zachować ostrożność. Gdy jest przekonany, że samochody służbowe nie są wykorzystywane przez pracowników w celach służbowych, wtedy nie musi zwiększać ich miesięcznego przychodu. Wszyscy natomiast mają świadomość, że stwierdzenie, że samochody służbowe są tylko i wyłącznie wykorzystywane w tym celu, nie jest zgodne z prawdą. I w takich okolicznościach, aby być w zgodzie z obowiązującymi przepisami, pracodawca powinien wyrazić oficjalne pozwolenia na wykorzystywanie samochodu do celo prywatnych.

Tym, na co należy zwrócić uwagę, jest fakt, że w nowych przepisach nie zdefiniowano co tak naprawdę w praktyce oznacza, skorzystanie z samochodu w celach prywatnych. Ustawodawca pozostawia do rozważenia pracodawcom w jaki sposób pracownik wykorzystuje firmowe auto.

Przepisy skupiają się jedynie na tym jaka kwotę należy doliczyć pracownikowi, gdy ten korzysta ze służbowego samochodu do celów prywatnych. Dlatego też pracodawca, ma do rozstrzygnięcia trudne dylematy z tym związane. Musi m.in. odpowiedzieć na pytanie, czy dojazd pracownika do pracy i z powrotem jest wykorzystaniem samochodu do celów służbowych czy prywatnych. I tak naprawdę od interpretacji pracodawcy zależy, czy doliczy zwiększy pracownikowi przychód z tego tytułu czy nie. Pracodawca podejmując decyzje musi wziąć pod uwagę jaki czynności wykonuje pracownik i w jakich okolicznościach z samochodu korzysta. Aby dobrze zastosować przepisy prawa, w sytuacjach dyskusyjnych warto skorzystać z pomocy prawnika.